第四節(jié) 保管與保護(hù)

第三十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。檔案存儲(chǔ)和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。

第三十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。庫(kù)房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

檔案庫(kù)房不得存放與檔案保管、保護(hù)無(wú)關(guān)的物品。

第三十九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)和記錄庫(kù)房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護(hù)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫(kù)房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲(chóng)霉等。

第四十條 機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。

第四十一條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復(fù)制備份，做出修復(fù)說(shuō)明。

第四十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護(hù)用品，避免檔案管理過(guò)程中有毒有害物質(zhì)損害健康。

第五節(jié) 鑒定與銷(xiāo)毀

第四十三條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公廳（室）負(fù)責(zé)人主持，檔案部門(mén)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組共同開(kāi)展，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。

鑒定結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定工作報(bào)告。對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷(xiāo)毀。

第四十四條 經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷(xiāo)毀。

（一）機(jī)關(guān)檔案部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明擬銷(xiāo)毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請(qǐng)審核批準(zhǔn)；

（二）機(jī)關(guān)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）負(fù)責(zé)人、檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案部門(mén)經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)；

（三）機(jī)關(guān)檔案部門(mén)組織檔案銷(xiāo)毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。

第四十五條 檔案銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行。

電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷(xiāo)毀的，除在指定場(chǎng)所銷(xiāo)毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄銷(xiāo)毀活動(dòng)。

涉密檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)符合《國(guó)家秘密載體銷(xiāo)毀管理規(guī)定》。

第六節(jié) 利用與開(kāi)發(fā)

第四十六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。機(jī)關(guān)保管的檔案對(duì)外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱手續(xù)，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監(jiān)督。

第四十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》等有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館提供主動(dòng)公開(kāi)的政府信息文件資料。

第四十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專(zhuān)題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專(zhuān)題片等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。

全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理。

第四十九條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴(kuò)展檔案開(kāi)發(fā)的力度和深度。

第七節(jié) 統(tǒng)計(jì)與移交

第五十條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)所保管檔案情況、檔案年度出入庫(kù)情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷(xiāo)毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計(jì)并建立完備的臺(tái)賬。

統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計(jì)分析。

第五十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報(bào)告，報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門(mén)、上級(jí)檔案部門(mén)。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。

機(jī)關(guān)向國(guó)家綜合檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作，并提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。

第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國(guó)家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。

電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當(dāng)通過(guò)檔案行政管理部門(mén)指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)，不得通過(guò)未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。

電子檔案移交后，機(jī)關(guān)繼續(xù)留存的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。

第五十四條 機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。

（一）撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管或按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交；

（二）撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交；

（三）一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交；

（四）機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)的，其檔案由主管機(jī)關(guān)代管，屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第五章 信息化建設(shè)

第五十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。

機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。

第五十六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行。

第五十七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。

檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)符合真實(shí)性管理要求，數(shù)字化過(guò)程的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集齊全，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

第五十八條 紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62）執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識(shí)別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開(kāi)發(fā)利用。

第五十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開(kāi)展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

各門(mén)類(lèi)傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫(kù)融合管理。

第六十條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）確定的職責(zé)與分工開(kāi)展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條 機(jī)關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。

機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)配置獨(dú)立的專(zhuān)業(yè)服務(wù)器和專(zhuān)用存儲(chǔ)設(shè)備。服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足高效、可用、可擴(kuò)展等要求。

機(jī)關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的，其計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源和安全防范等應(yīng)當(dāng)滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲(chǔ)管理電子文件、電子檔案。

第六十二條 機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類(lèi)方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開(kāi)展鑒定、整理工作，實(shí)施預(yù)歸檔。

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)當(dāng)參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194）以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。

電子檔案管理系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)不得低于二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)保護(hù)等級(jí)應(yīng)當(dāng)與電子檔案最高密級(jí)相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與電子政務(wù)云管理機(jī)構(gòu)明確安全管理責(zé)任。

第六十三條 電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長(zhǎng)期保存和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)館要求。

第六十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為電子檔案安全存儲(chǔ)配置在線存儲(chǔ)系統(tǒng)。在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲(chǔ)設(shè)備。

第六十五條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗裕捎么艓А⒁淮涡钥啼浌獗P(pán)、硬磁盤(pán)等離線存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子檔案實(shí)行離線備份。具備條件的，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)行近線備份和容災(zāi)備份。

機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略，轉(zhuǎn)換與遷移活動(dòng)應(yīng)當(dāng)記入電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)。

第六十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第六十七條有下列情形之一的，由縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)單獨(dú)或聯(lián)合有關(guān)部門(mén)，或由本單位給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

（一）檔案收集、整理、移交做出顯著成績(jī)的；

（二）檔案保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的；

（三）檔案利用、開(kāi)發(fā)取得突出效果的；

（四）檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻(xiàn)的；

（五）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的；

（六）從事專(zhuān)（兼）職檔案工作滿15年的。

第六十八條有下列行為之一的，由縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，由有關(guān)主管部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)直接負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

（一）機(jī)關(guān)未統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的；

（二）機(jī)關(guān)未按規(guī)定設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或未指定檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)，未按要求配備專(zhuān)（兼）職檔案工作人員的；

（三）將機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交機(jī)關(guān)檔案部門(mén)的；

（四）檔案管理不符合檔案安全保護(hù)要求的；

（五）拒不按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家綜合檔案館移交檔案的；

（六）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章 附則

第六十九條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。事業(yè)單位、《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》界定的社會(huì)團(tuán)體可參照?qǐng)?zhí)行。

第七十條 本規(guī)定自2019年1月1日起施行。

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