辦公檔案盒是辦公室里必不可少的辦公用品，人們利用資料檔案盒整理歸納文件以及檔案，其主要的功能就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或材料，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。

只是我們在這個過程中也有很多問題常常被我們所忽視，導(dǎo)致辦公檔案盒的保存出現(xiàn)問題損壞等情況，具體問題下面小編為大家介紹一下：

1、要求

在計算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，文件實(shí)行以“件”為單位的單份文件編號整理，努力做到“隨辦隨歸檔”“誰辦誰歸檔”。

2、改革的原則與宗旨，八字方針：簡化整理，深化檢索。

3、應(yīng)該注意：(1)取消“立卷”的概念，統(tǒng)稱“歸檔文件整理”；(2)取消“組卷﹑裝訂﹑擬寫案卷標(biāo)題﹑編排頁碼﹑填寫案卷目錄等”；(3)檔案直接實(shí)行“文件級”管理；(4)應(yīng)以“計算機(jī)”輔助檔案管理為必備條件和技術(shù)支持；(5)只能適用于“文書檔案”的整理。

4、歸檔文件10個步驟

第一步：確定整理單位，每份文件(自然件)為一件，其中：正本與稿本為一件；正文與附件為一件；來文與復(fù)文為一件(也可各為一件)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。

第二步：劃分保管期限，確定每份文件的保管期限。

第三步：裝訂加固，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。請注意：文件處理單，發(fā)文稿紙與檔案同等重要，放文件(稿本)前與文件裝訂在一起。

第四步：編填頁號，如果原文件頁號齊全，則不必做，或右上角右下角標(biāo)順序號，請注意：用鉛筆。

第五步：簡單分類，按年度，保管期限，組織機(jī)構(gòu)(問題)分類。

第六步：排序，在分類最后一層文件按時間大流水順序排序。

第七步：蓋歸檔章。

第八步：編號，由檔案室將歸檔章的各個項(xiàng)目統(tǒng)填寫，室件編號按文件排列順序大流水逐漸編號。

第九步：編制文件級目錄，逐件填寫目錄表格的項(xiàng)目，一年一冊，打印多份，送領(lǐng)導(dǎo)及各部門。

第十步：裝盒，按順序?qū)⑽募来窝b人檔案盒內(nèi)，盒滿另裝；打印本盒文件目錄，放盒內(nèi)文件前；填寫備考表，放盒內(nèi)文件后；填寫檔案盒封面，盒脊的項(xiàng)目；按檔案盒順序依次排架。

以上便是關(guān)于辦公室檔案盒使用的相關(guān)問題介紹，在使用時很多人對這些問題都不是很了解最終造成損壞和保存時間變短。為了有助于大家更好的熟悉相關(guān)事項(xiàng)，直接查看平鄉(xiāng)德文檔案用品官網(wǎng)可咨詢來了解。