一、會計檔案目錄格式

1 會計檔案目錄用紙尺寸及質量要求

會計檔案目錄的用紙尺寸采用國際標準A4型(長寬為297mm×210mm),紙張質量宜采用70克以上白色書寫紙制作。

2 會計檔案目錄項目

會計檔案目錄項目包括案卷號、類別、題名、起止時間、保管期限、卷內張數、備注。各項目具體位置、尺寸(見附錄A 圖A5)。

3 項目的填寫方法

3.1 案卷號:根據整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應項目填寫。

3.2 類別:填寫該卷會計檔案所屬的類別,如:“會計憑證類”、“會計帳簿類”、“財務報告類”等。

3.3 題名:題名即案卷題名,填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名”相同。

3.4 起止時間:填寫該卷檔案啟用和終止的年月。

3.5 保管期限:根據整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。

3.6 卷內張數:指會計憑證總數、帳頁總數或財務報告的總張數,根據該卷會計檔案的具體張數填寫。

3.7 備注:填寫記帳憑證起止號或其他需要說明的事項。

二、卷內目錄格式

1 卷內目錄紙尺寸及質量要求

卷內目錄用紙尺寸及質量要求與會計檔案目錄相同。

2 卷內目錄項目包括順序號、責任者、文號、題名、日期、頁號、備注、各項目具體位置、尺寸(見附錄A 圖 A6)。

3 項目的填寫方法

3.1順序號:以卷內文件材料排列先后順序填寫序號,亦即件號。

3.2 責任者:填寫對檔案內容進行創造或負有責任的團體和個人,即文件材料的署名者。

3.3 文號:填寫文件制發機關的發文字號。

3.4 題名:即文件材料標題,一般應照實抄錄,沒有標題或標題不規范的,可自擬標題,外加“[]”號。

3.5 日期:填寫文件材料的形成時間,以8位阿拉伯數字標注年月日,如20070619。

3.6 頁號:填寫卷內文件材料所在之頁的編號。

3.7 備注:在需要說明情況的文件材料欄內打“*”號,并將需說明的情況填寫在備考表中。