檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性，檔案被稱之為社會發展的“記錄儀”,又被稱為社會信息的“儲存庫”。

檔案保管是對某件事或某個人的一個經歷過程的記錄，是為了方便以后查閱某個事件的記錄，所以要把檔案長期保管下去，當然檔案盒的壽命是有限的，所以要加強保管工作，檔案用品的保管無論對于現在還是將來都是一件很重要的工作。

辦公用品中可以選購的檔案盒子有幾十類，可見應用范圍有多廣，其中主要應用在各個機關或者私人檔案管理部門中整理和裝訂存儲文件的裝具。如果辦公用品中沒有檔案盒的存在，文件會出現褶皺，破損嚴重，參差不齊等現象。

裝訂文件的時候應該以對準右上角進行及時裝訂，有時候會根據實際需要進行三到四類別的細致劃分。如果劃分的很詳細就需要更多的檔案盒來裝置這些文件，辦公用品的大小都是有規格尺寸的，因此檔案盒里面不能裝有太多的文件夾，為了拿取方便，一個檔案盒里面的空隙最好在抽取時不影響另一個文件掉落為宜。

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